Verslo valdymo sistema – tai priemonių rinkinys, skirtas planuoti ir įgyvendinti politiką, praktiką, gaires, procesus ir procedūras, kurios naudojamos kuriant, diegiant ir vykdant verslo planus ir strategijas bei visas susijusias valdymo veiklas. Verslo valdymo sistemos teoriškai yra puikios. Jos siūlo įrankius ir strategijas, skirtas dokumentuoti verslo procesus ir apibrėžti darbo būdą. Tai yra standartinis metodas, leidžiantis pasiekti nuoseklumą ir kokybę. Bet ką daryti, jei niekas niekada nenaudos jūsų priimtų įrankių ar su jais sukurtų dokumentų? Ką daryti, jei jie negali būti lengvai pasiekiami arba jie yra per sudėtingi ar išsamūs, kad būtų naudingi jūsų kasdieniame versle? Ką daryti, jei sistema sukuriama didžiulėmis išlaidomis? Galų gale, verslo valdymo sistema yra vertinga tik tada, kai ja lengva naudotis.
Ką reikia žinoti apie verslo valdymo sistemas?
Verslo valdymo sistemos tikslas turėtų būti jūsų verslo procesų ir jūsų darbo jėgos suderinimas. Tai turėtų būti kokybės sistema, užtikrinanti, kad visi jūsų įmonės darbuotojai matytų, kaip jūs darote dalykus ir kodėl. Tai turėtų būti būdas parodyti savo įsipareigojimą laikytis ISO 9001 ir daugelio kitų standartų vertybių. Valdymo sistema neturėtų būti statinių dokumentų aplankas, paslėptas ir daugiau niekada neperžiūrėtas, o tai turėtų būti dinamiška jūsų įmonės šerdis.
Kodėl ir kokioms įmonėms reikalinga verslo valdymo sistema?
Kai verslas yra mažas, visi žino viską, kaip jis veikia. Komandai nereikia dokumentuoti to, ką jie daro, nes jie tiesiog „žino“, kaip tai padaryti. Komanda taip glaudžiai bendradarbiauja, kad visada gali prisitaikyti ir improvizuoti, kad pasitiktų naujus iššūkius. Tačiau verslui augant tampa sunkiau, o improvizuota dirbti tikrųjų tampa neįmanoma.
Kol komandos plečiasi, keičiasi ir išsisklaido, vertingos žinios ir patirtis gali nykti. Tuo pačiu metu galima atkartoti senas klaidas ir sumažinti efektyvumą. Yra lūžio taškas, kai nebeužtenka tik „žinoti“ geriausią praktiką, reikia pradėti formaliai dokumentuoti ir dalytis ja, nes kitaip rizikuojate visiškai prarasti šias įžvalgas ir viską pradėti nuo nulio. Verslo valdymo sistemos taikymas nereiškia naujo biurokratijos sluoksnio primetimo augančiai įmonei, valdymo sistema bus dinamiškos žinių bazės, ant kurios gali būti grindžiama visa ateities sėkmė.
